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Der Zeitrahmen: sukzessive Implementierung in zwei Stufen
Die Einführung der neuen Provisioning-Lösung wurde grundsätzlich in zwei Phasen über den Zeitraum von sieben Monaten umgesetzt: Zunächst wurde
ausführlich geplant, welche Vorgaben die Lösung erfüllen und welche Daten erfasst werden sollen. Im Anschluss wurden die Oberflächen
beziehungsweise Eingabemasken entwickelt. Diese erste Phase dauerte insgesamt vier Monate und ermöglichte regelmäßige Vergleichstests mit
einem intern entwickelten Prototypen.
Nach Abschluss der ersten Implementierungsphase wurde bereits damit begonnen, die Anwendergruppen auf das neue IT-System zu schulen.
Zeitgleich wurden die Zielsystemaktionen entwickelt. Nach weiteren drei Monaten erfolgte die finale Abnahme des Projekts – Zeit genug für
die Nutzer, sich mit der neuen Lösung ausgiebig vertraut zu machen. Nach der erfolgreichen Implementierung der Provisioning-Lösung wurde der
Import der Bestandsdaten durchgeführt und die Änderungsdienste sukzessive von manueller Bearbeitung auf cMatrix umgestellt.
Die Ergebnisse: Mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit durch Standardisierung und Automatisierung
Die Einführung des automatisierten Änderungsdienstes steigerte die Effizienz des IT-Dienstleisters Köln erheblich. In der Vergangenheit
liefen weniger als zehn Prozent aller Prozesse standardisiert und automatisiert, so dass die Bearbeitung eines Änderungswunsches bis zu acht
Stunden dauern konnte. Mit der neuen Softwarelösung wurde ein hoher Automatisierungsgrad erreicht, der die Bearbeitungszeit auf minimale fünf
Minuten pro Auftrag reduziert.
Die Stadt Köln profitiert von dem implementierten Provisioning-System gleich mehrfach: Durch die Automatisierung und Zeiteinsparung können
Ressourcen jetzt effektiver und auch wesentlich effizienter genutzt werden. Denn durch die neu gewonnenen Kapazitäten können die Administratoren
nun kontinuierlich an der Optimierung der zugrunde liegenden IT-Infrastruktur arbeiten und liefern somit der Stadtverwaltung einen erheblichen
Mehrwert.
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