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Die Stadt Köln wächst – und mit ihr die Anforderungen an die zugrunde liegende IT: Änderungsaufträge mussten bisher manuell erfasst
und an den rund 100 verschiedenen Standorten ausgeführt werden, das Fehlen eines „Vier-Augen-Prinzips“ führte zu einem erhöhten Sicherheitsrisiko
und die inkonsistenten Datensätze der mehr als 8.600 Benutzerkonten stellten die Effizienz des Systems in Frage. Als verantwortlicher
IT-Dienstleister kam das Amt für Informationsverarbeitung (IV) der Stadtverwaltung Köln deshalb nicht mehr umhin, eine moderne Provisioning-Lösung
zu implementieren.
Mit cMatrix von econet konnte der IT-Dienstleister der Stadt Köln die Prozesse so standardisieren, dass sämtliche Änderungen über einheitliche
Web-Oberflächen angestoßen und automatisch in den Zielsystemen umgesetzt werden. Durch die Automatisierung und Zeiteinsparung können
IT-Ressourcen jetzt effektiver genutzt werden und die revisionssichere Protokollierung der Prozesse ermöglicht einen vollständigen
Überblick über sämtliche Änderungsaufträge.
Die Ausgangslage: Manuelle Änderungsdienste und veraltete Benutzerdatenbank werfen Sicherheitsfragen auf
Sämtliche Benutzer- und Computeränderungen mussten nach einer Mitteilung durch die dezentralen Benutzerbetreuer (DZB) manuell durch
den zentralen IV-Kundenservice umgesetzt werden. Dabei wurden jährlich mehr als 18.000 Aufträge über das HelpDesk-System abgewickelt
und erst als Excel-Datei an den Kundenservice geschickt, bevor sie manuell in das jeweilige Zielsystem übertragen wurden.
„Es existierte keine standardisierte Vorlage für einen Änderungswunsch. Zwar wurden alle Aufträge einheitlich über das Ticketing-System beantragt,
aber unterschiedlich in Excel-Dateien ausgefüllt. Die Folge war eine Art Ticket Ping-Pong zwischen dem zentralen IV-Kundenservice und den DZBs.
Erschwerend kam hinzu, dass sämtliche Änderungswünsche manuell aus der Excel-Datei in die Zielsysteme übernommen werden mussten und dazu an
unterschiedlichen Stationen bearbeitet wurden“, erinnert sich Ralf Sutorius vom Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln. „Unter dem
Strich blieben inkonsistente Daten, unklare Änderungsanforderungen und Medienbrüche, die die tägliche Arbeit erschwerten.“
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„Unser Projekt hat gezeigt, dass es auch in Zeiten knapper Haushaltsmittel möglich ist,
durch Investitionen dauerhafte Einsparungen zu erzielen.“
Ralf Sutorius vom Amt für Informationsverarbeitung der Stadt Köln
Das Projekt Köln in der Computerwoche
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