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Die Bundesstadt Bonn hat ihre IT-Prozesse im Rahmen einer Migration auf Windows XP auf eine neue technische Basis gestellt.
Hehres Ziel des Engagements: Die effizientere Verwaltung der rund 3000 Benutzerkonten, eine höhere Datensicherheit und nicht
zuletzt niedrigere Betriebskosten.
Manuelle Änderungsdienste und veraltete Benutzerdatenbank warfen Sicherheitsfragen auf
„Es herrschte ein heilloses Durcheinander“, kommt Franz Josef Skoda, verantwortlich für das Personal- und Organisationsamt in
der zentralen Administration bei der Bundesstadt Bonn, rasch auf den Punkt. Der Grund: Das Anlegen, Ändern und Löschen von
knapp 3000 Benutzerkonten durch die 50 Fachbereichsadministratoren in den diversen Ämtern der Bundesstadt bereitete Probleme.
Hinzu kam, dass sich auch die Pflege der Informationen innerhalb der Bonner Zentraladministration schwierig gestaltete. Denn,
ohne standardisierte Prozesse wurden Anfragen beliebig gestellt, Daten unvollständig in das System eingetragen oder fehlende
Genehmigungen übersehen. „Es war kein Wunder, dass sich Änderungsaufträge verzögerten“, so Skoda weiter.
Skoda konkretisiert die damalige Aufgabenstellung: Sämtliche Benutzer- und Computeränderungen mussten dezentral bei einem der
Fachbereichs-Administratoren – der beispielsweise für die IT im Sportamt, im Einwohnermeldeamt, im Ausländeramt oder im Presseamt
zuständig ist – beantragt werden. Dies konnte entweder mündlich per Telefon oder schriftlich erfolgen. Einen dedizierten Prozess
oder aber ein Formular für diesen Arbeitsschritt gab es nicht. Hinzu kam, dass die Anfrage an die Zentrale weitergeleitet wurde
und dort von verschiedenen Personen bearbeitet wurden, die sich für unterschiedliche Teilbereiche verantwortlich zeichneten – etwa
für die Einrichtung neuer E-Mail-Accounts, den Zugriff auf einen File-Server oder aber die Berechtigung für die Nutzung einer
Applikation. Die Folge waren Zeitverzögerungen von durchschnittlich ein bis zwei Tagen, bis ein Auftrag ausgeführt werden konnte. Hinzu kam,
dass sämtliche Änderungswünsche manuell in die Zielsysteme übertragen werden mussten. Inkonsistente Daten und Medienbrüche waren die Folge.
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„Graduelle Verbesserungen hätten nicht mehr viel gebracht. Mit econet cMatrix und dem behördenspezifischen Best-Practice-Ansatz nach
dem Lebenslagen-Prinzip haben sich Leistungsfähigkeit, Service-Qualität und Kostenstruktur unseres IT-Betriebs nachhaltig verbessert.
Und auch bei der Compliance-Erfüllung stehen wir mit sehr guten Noten da."
Franz Josef Skoda
Zentrale Administration Bundesstadt Bonn
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